新入社員は積極的に仕事を覚えて!

私は25歳、運輸関係の会社で事務をしています。今の会社に勤めて3年になります。

研修内容だけで実務はこなせない。わからないことは聞き、メモしておくこと

私が先輩として新入社員に期待することは、少しでも早く仕事に慣れて自分の仕事は自分で回せるようになってほしいことです。倉庫業でピッキングと事務を兼任している人もいる少人数の事務所のため、集中した新人研修にはあまり時間がかけられないためです。

そのためには、まずは積極的な姿勢と向上心があった方がいいでしょう。私の職場で覚えることは、非常にたくさんあります。

主な内容は大きく分けて2種類、入出庫依頼の専門ソフトのヘルプデスクと伝票の作成・発行です。

覚えるべきことは非常に膨大な量ですので、とにかくわからないことがあったらすぐに聞いて、教えたことは必ずメモを取ってほしいです。

かかってくる電話の内容はソフトの使い方などが一番多く、的確な指示を出すためには自分でもお客様側で見たソフトの使用感も知っている必要があります。

こうしたことは新入社員に一通り先輩や上司から説明しますが、それだけですぐに覚えることは不可能です。簡易マニュアルもありますが、それだけに頼っていたら10分の1も仕事をこなすことはできないでしょう。

頭の隅にメモするから大丈夫なんて言う人もいますが、先輩や上司の教えを素直に聞けない人はいりません。取り敢えず初めて知らないことがあったら、躊躇せずに聞いてほしいです。

1人でわからずに勝手に進めるのは言語道断ですし、困ったら困ったで優しい誰かから手を差し伸べて貰うのを待っている人も論外です。

ビジネスの超基本にホウレンソウがありますが、これだけは徹底して守ることが望ましいです。順序としては相談→連絡→報告ですけどね。特に雑談するスキルもいらないので、キッチリと正確に仕事をすることが求められます。

積極的に動き他のスタッフがしている業務も気にして

仕事している時は責任感を常に抱いていてほしいです。法人向け倉庫のため、取り扱っている書類はどれも貴重です。

それを間違って廃棄してしまったら大変なことになります。ヒューマンエラーはいつどこで発生するかわからないため、日頃から危機感を持っていることが大切です。

私が新人の頃は、何事も自分から積極的に動かないとダメだと言われました。また、他の人がやっている業務をよく見ておけとも言われました。

なぜかと言うと、円滑に仕事を回すためには職員全員が仕事の全貌についてよく知っている必要があるためです。私が勤めている倉庫は、事務所に併設のものの他には地方に5つほどありました。

私は併設倉庫担当でしたが、地方の倉庫の顧客から電話がかかってきたり、そちらで作業をしている社員から問い合わせを受けたりということもしょっちゅうありました。

ですが事前に地方倉庫担当の職員に電話の受け答えだったり、顧客情報などを聞いてメモっていたのでスムーズにオペレートできました。

また散々言っているメモの重要性ですが、私はこのおかげで現場の即戦力として働くことができました。具体的にはわからないことがあったらその場でノートにメモをしておき、それを暇な時間にワードに入力してデータベース化していました。

メモも量が増えてくるとどこに何を書いたかわからなくなるので、自分でヘルプデータベースを作っておくと非常に効率化を図れます。例えば社内規定編だとか、電話対応編、ソフトの仕様編などと分けて作るだけでも仕事が格段にしやすくなります。

紙のものと違って後から編集もできますし、他の社員にも必要とあらば共有ができますからね。これらは、膨大な知識を短期間で覚えなくてはいけなかった私が自分で編み出した打開策でした。

学生の頃は待っていても他人がなんとかしてくれたかもしれませんが、社会では待っていては置いてきぼりをくらうか、足を引っ張って迷惑をかけるかのどちらかです。

円滑かつ迅速に仕事をこなすためにも、新入社員には高いやる気と向上心、強い責任感を要求します。